Monessa kunnassa on viime vuosina otettu käyttöön reaaliaikaisia raportointityökaluja ja seuranta on kehittynyt. Tieto on saatavilla, mutta seuraava kysymys on usein käytännöllinen: kuka tietoihin pääsee käsiksi, miten helposti ne löytyvät ja missä muodossa niitä voi käyttää?
Tässä kohtaa nousee esiin datan saavutettavuus. Tieto palvelee tarkoitustaan vain silloin, kun se on helppo löytää ja ymmärtää. Tämä tarkoittaa sitä, että tiedot ovat yhdessä paikassa, selkeässä muodossa ja käyttöoikeudet on määritelty tarkoituksenmukaisesti.
Tieto yhteen paikkaan
Kunnissa tieto on usein hajallaan. Osa löytyy taloushallinnon järjestelmistä, osa on upotettu Excel-raportteihin, osa elää asiantuntijoiden muistitiedossa. Tämä hajanaisuus tekee tiedon hyödyntämisestä hankalaa, vaikka se olisi periaatteessa saatavilla.
Yhdessä paikassa oleva tieto vähentää etsimiseen kuluvaa aikaa ja parantaa ymmärrettävyyttä. Kun eri käyttäjäryhmät pääsevät tarkastelemaan samoja tietoja samasta järjestelmästä, vältetään päällekkäisyydet ja väärinymmärrykset. Pääsy ei tarkoita, että kaikki näkevät kaiken, vaan että tieto on järjestetty selkeästi ja tarkoituksenmukaisesti.
Käyttöoikeudet roolien mukaan
Datan demokratisointi ei tarkoita avoimia ovia kaikkiin tietoihin. Sen sijaan se tarkoittaa sitä, että jokainen työntekijä pääsee käsiksi siihen tietoon, jota hän tarvitsee omassa tehtävässään. Opetuksen esihenkilö näkee eri asioita kuin teknisen toimen asiantuntija, mutta molemmat tarkastelevat samoista lähteistä johdettua tietoa.
Tiedon yhteiskäyttö ei tapahdu sattumalta. Se vaatii selkeästi määriteltyjä käyttöoikeuksia ja huolellisesti suunniteltuja näkymiä. Kun oikeat henkilöt pääsevät helposti oikean tiedon äärelle, raportointityökalusta tulee osa päivittäistä työtä, ei irrallinen järjestelmä.
Käyttökokemus ratkaisee
Vaikka tieto olisi teknisesti saavutettavissa, sen käyttö jää vähäiseksi, jos järjestelmä tuntuu monimutkaiselta tai raskaalta. Datan hyödyntäminen vaatii sujuvaa käyttöliittymää, joka ei edellytä erikoisosaamista. Tavoitteena ei ole tuottaa mahdollisimman paljon tietoa, vaan esittää olennainen helposti ymmärrettävässä muodossa.
Hyvin toteutettu käyttöliittymä auttaa käyttäjää löytämään vastauksia ilman, että hän tietää tarkkaan, mistä niitä etsiä. Visuaaliset näkymät, suodattimet ja yksinkertainen rakenne tukevat päätöksentekoa paremmin kuin monimutkaiset raporttirakenteet tai lukuisat erilliset tiedostot.
Vinkki: Targetor tarjoaa järjestelmää mikä on käyttäväystävällinen sekä noutaa kuntaliiton suosituksia rakenteessa, jotta käyttäjät voivat keskittyy olennaiseen!
Ota yhteyttä ja näet miten Targetorin järjestelmä auttaa tässä ja paljon muussa.
