Tavoitteiden toteutumisen arviointi – perinteisistä raporteista joustavaan ja ajantasaiseen seurantaan

,

Kaupunki- ja kuntaorganisaatiossa eletään valtuustostrategiakauden lähes viimeistä neljännestä.

Väliarviointeja on tehty ja toivottavasti niistä on saatu myös konkreettisia eväitä loppukaudelle. Kriittisiä menestystekijöitä, linjauksia ja toimenpiteitä on tarkennettu, joihin on tarvetta suunnata voimavaroja vielä jäljellä olevalla kaudella.

Valtuustostrategia on tärkeä työkalu kuntapäättäjille; valtuustostrategiassa linjataan lähitulevaisuuden näkymät peilaten pitkäaikaiseen (kokonais)strategiaan tai visioon. Valtuustostrategia on myös siksi merkittävä työkalu, koska sen myötä valtuutetut pääsevät vaikuttamaan enemmän siihen mitä, miten ja milloin kuntalaisten hyvinvointia ja palveluita parantavia asioita tehdään. Se on ennen kaikkea priorisoinnin työkalu. Tai ainakin pitäisi olla. Valtuustostrategian on tarkoitus sisältää konkreettisia ehdotuksia tuleville vuosille eikä vain korkealentoisia visioita ja sanahelinää.

Valtuustostrategian toimeenpano ja seuranta on usealle kuntaorganisaatiolle haaste; kuinka varmistetaan, että hyvää tarkoittavat, yhteisesti sovitut tavoitteet saadaan vietyä suunnitelmallisesti maaliin asti?

Useimmiten strategiansa hyvin määritelleet, systemaattisesti seuraavat ja raportoineet organisaatiot menestyvät paremmin kuin ne, joiden strategiamääritelmä ja sen seuranta ovat keskinkertaisia tai puutteellisia. Strategiahan ei vain ”tapahdu”, vaan se “tehdään”. Tavoitteiden tehtävä on ohjata arkipäivän toimintaa ja tärkeäksi katsotut asiat nostetaan toiminnan keskiöön. Tämä toki vaatii myös organisaation täyttä sitoutumista, sillä kuntaorganisaatio on kuin suuri valtamerialus, jossa tehdyt ohjaavat toimenpiteet liikuttaa hitaasti, mutta varmasti laivan halutulle kurssille.

Viimeistään nyt onkin oiva hetki arvioida missä mennään ja kuinka on onnistuttu asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa. Samalla on hyvä suunnata ajatuksia myös tulevaan. Mitkä asiat on nostettava keskiöön seuraavalla strategiakaudella?

Sen sijaan, että strategiaa arvioidaan kerran-pari valtuustokauden aikana, tulisi seurannan olla systemaattista ja vaivatonta. Kymmensivuiset sähköiset tai paperiset raportit ovat mennyttä aikaa ja raskas sekä aikaa vievä tapa ottaa strategia haltuun. Tässä jos jossakin on mahdollista tehostaa toimintaa.

Targetor on pitkään, jo kymmenen vuoden ajan ollut edelläkävijä koko strategiaprosessin digitalisoimisessa. Palvelumme tarjoaa käyttäjilleen ajantasaisen missä mennään – tiedon näppärästi ja visuaalisesti esitettynä.  Työkalumme tekee organisaatiosta ja sen tavoitteista aidosti johdettavan kokonaisuuden. Teknologiamme avulla tuetaan uusia joustavampia seurantatapoja ja uudenlaista työskentelykulttuuria. Työkaluillamme opitaan katsomaan ja arvioimaan omaa organisaatiota ja sen toimintaa jatkuvasti, ei vain “pakollisten raportointien” yhteydessä. Jotka tosin myös hoituvat Targetor Pro:lla muun tekemisen ohessa.

Targetor on enemmän kuin mielellään mukana tuomassa tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä organisaationne toimintaan!

Lisätietoja: Milja Seppälä, Toimitusjohtaja, Targetor Oy. milja.seppala@targetor.com / 040 843 2569

Uusi kuntalaki nostaa kuntastrategian merkitystä

,

Esityksessä uudeksi kuntalaiksi ehdotetaan, että jokaisessa kunnassa tulee hyväksyä kuntastrategia, jossa valtuusto päättää kunnan toiminnan ja talouden pitkän aikavälin tavoitteista. Kuntastrategia olisi valtuuston keskeisin väline kunnan pitkäjänteisessä johtamisessa. Lakimuutoksella halutaan lisätä ennakoivaa otetta toimintaan ja parantaa laajojen kokonaisuuksien hallintaa. Tavoitteena on myös vähentää sektorikohtaisten suunnitelmien tarvetta.

Hallituksen esityksessä eduskunnalle todetaan, että kuntastrategian tulisi perustua arvioon kunnan nykytilanteesta sekä tulevista toimintaympäristön muutoksista ja niiden vaikutuksista kunnan tehtävien toteuttamiseen. Kuntastrategiassa määriteltäisiin myös sen toteutumisen arviointi ja seuranta.

Olemme Targetor Pron uudistuksia suunnitellessamme ottaneet huomioon uuden kuntalain vaatimukset. Jo nyt Targetor Pro on erinomainen strategisten tavoitteiden seurannan työkalu, mutta tulemme panostamaan sekä arviointi- ja suunnittelutyökalujen kehittämiseen että jatkokehittämään sähköisiä raportteja, analyysejä ja taloustiedon tuomista toiminnanseurannan rinnalle.

Lähde: Hallituksen esitys kuntalaiksi

 

Sitouttaminen lisää hyvinvointia ja parantaa tulosta

,

Nykyään yli 70 prosenttia työntekijöistä työskentelee palvelualalla tai tietointensiivisissä töissä. Työntekijöiden vaihtuvuus ja sitoutuminen ovat merkittäviä menestyksen indikaattoreita. Työntekijöiden vaihtuvuus on kallista yrityksille, joiden työntekijöiden tehokkuus on sidottu vahvasti heidän ammattitaitoon ja hiljaiseen tietoon. Vaihtuvuutta voi pienentää onnistuneella sitouttamisella, motivoinnilla ja innostavalla työkulttuurilla.

Sitouttamisella tarkoitetaan sitä, että työntekijä ymmärtää mikä hänen roolinsa organisaatiossa on, ja että hän kokee yrityksen tavoitteet merkityksellisiksi itselleen ja näin ollen haluaa antaa aktiivisesti oman parhaan panoksensa niiden edistämiseksi.

Konkretisoitu työn tarkoitus vahvistaa koettua merkityksellisyyttä. Asetettu tavoite luo merkityksen tekemiselle ja palaute kertoo tavoitteen saavuttamisen etenemisestä. Innostunut työntekijä on tuottava ja hänen tehokkuutensa on kestävällä pohjalla. Innostus syntyy kun oma tekeminen tuntuu arvokkaalta ja se kytkeytyy itselle tärkeisiin päämääriin ja arvoihin. Oma tekeminen tuntuu merkitykselliseltä ja antoisalta/energisoivat.

Tehostaminen ilman kunnollista kommunikaatiota ja johtamista (=sitouttaminen) aiheuttaa työuupumusta, turhaa stressiä ja työpahoinvointia, minkä kustannukset liikkuvat sadoissa miljoonissa pelkästään Suomen tasolla. Tutkimukset osoittavat, että merkittäviä syitä työuupumukseen ovat päämäärän epäselvyys ja sen seurauksena tapahtuva priorisointikyvyttömyys. Myös viestintä- ja johtajuusongelmat ovat usein uupumuksen taustalla.

Tavoitteiden tuominen aktiiviseksi osaksi työn arkea auttaa työntekijöitä priorisoinnissa, tavoitteiden mukaisten päätösten tekemisessä ja sisäisen motivaation vahvistamisessa. Yhdessä esimiehen kanssa sovitut tavoitteet ja niiden pilkkominen sopiviksi työkokonaisuuksiksi ja tehtäviksi pitää organisaation koko ajan samassa linjassa sekä helpottaa kuormittavuuden arvioinnissa, jolloin vältytään tilanteilta, että työntekijät uupuvat liian suurten työtaakkojen alle.

Kun oma työ on kytketty organisaation yhteisiin tavoitteisiin, syntyy työntekijälle käsitys omasta merkityksestä ja roolista yhteisten tavoitteiden saavuttamiselle. Tämä lisää työn merkityksellisyyttä, työhyvinvointia ja sitoutumista organisaatioon.

Ohessa olevaan infografiikkaan on koottu Gallupin tekemän maailmanlaajuisen tutkimuksen keskeisiä löydöksiä koskien sitouttamista ja sen vaikutusta organisaatioihin. Suomen luvut ovat hälyyttävän alhaisia. Vain 11 prosenttia työntekijöistä on aktiivisesti sitoutuneita työnantajiinsa. Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää esimiesten ja johtajien sitoutumiseen, sillä pahoinvoivat johtajat levittävät huonoa oloa myös omiin tiimeihinsä.

Tuottaako strategiasi sen koko potentiaalin?

, ,

Kalliit strategiaprosessit eivät tuota tulosta?

Strategiaprosessit ovat usein kalliita ja aikaavieviä. Niihin osallistetaan laajasti organisaatioiden johtajia, päälliköitä ja työntekijöitä. Strategioilla linjataan tavoitteita ja keinoja joilla tavoitteisiin pyritään. Kuitenkin erään tutkimuksen mukaan useimmat strategiat tuottavat vain 63% niiden potentiaalisesta arvosta. Tämä johtuu suorituskuilusta (performance gap). Kuilua strategian ja toimeenpanon välille aiheuttavat ontuva kommunikaatio, yhteistyö, monitorointi, määrittelemättömät toimenpiteet ja hämärtynyt vastuullisuus.

Strategioita ja tavoitteita johdetaan edelleen usein erilaisilla powerpoint-esityksillä ja excel-tiedostoilla. Tavoitteiden viestiminen on hidasta. Organisaatiot kääntävät kurssia turbulentissa ympäristössä yhtä ketterästi kuin tankkerit merellä, kun ne voisivat oikeiden työkalujen avulla olla nopeastikin kurssia korjaavia kalaparvia.

Organisaation tieto on usein sirpaloitunutta ja siiloutunutta. Kukaan ei hallitse kokonaiskuvaa. Yhteistyö siilojen kesken on tuskallista tai mahdotonta, koska kenelläkään ei ole käsitystä siitä mitä toiset tekevät. Sirpaloituneessa ympäristössä on helppo puuhastella omiaan, vaikuttaa näin näennäisen tehokkaalta, mutta samalla vältellä vastuuta tuloksista. Kaikki tämä johtaa suorituskuiluun ja strategioiden tehottomuuteen.

Näihin organisatoriisiin ongelmiin olemme Targetorissa kehittäneet MyCyclen, joka palastelee organisaatiosi yhteiset tavoitteet ensin henkilökohtaisiksi tavoitteisiksi ja siitä eteenpäin arjen toimenpiteiksi. Tavoitteiden viestiminen on nopeaa, joustavaa ja mahdollistaa avoimen keskustelun tavoitteiden merkityksestä.

MyCycle taklaamaan henkilökohtaisten tavoitteiden problematiikkaa

Viimeisen vuoden aikana olemme jutelleet paljon erilaisten ihmisten kanssa. Olemme haastatelleet asiakkaitamme ja ihmisiä erilaisista organisaatioista. Kaikki jakavat saman tuskan: organisaation tavoitteet jäävät usein kaukaisiksi ja irrallisiksi omasta arkityöskentelystä. Näin ollen oman tekemisen merkityksellisyys ja suunta ovat usein hukassa ja priorisointi takkuaa.

Olemme kehittelemässä näihin ongelmiin yhdeksi mahdolliseksi ratkaisuksi tuotetta, joka kulkee työnimellä MyCycle. MyCyclessa jokainen voi linkittyä organisaation tavoitteisiin ja työstää niitä omakseen eli pureksia auki sen, mitä tavoite omassa työssä tarkoittaa ja kuinka voi itse sen edistämistä auttaa. MyCycle auttaa myös hahmottamaan omaa työtaakkaa, sen realistisuutta ja ajoittamista. Lisäksi se avaa mahdollisuuden uudenlaiseen yhteistyöhön, kun käyttäjä näkee, ketkä muut painivat samojen tavoitteiden parissa.

Nyt etsimme beta-käyttäjiä ja innostuneita edelläkävijöitä, jotka haluavat lähteä kanssamme testaamaan omien tavoitteiden kanssa uudenlaista työskentelyä ja jakamista. Mikäli ajatus sinua inspiroi, ilmoittaudu mukaan sisäpiiriin niin ilmoitamme sinulle heti kun tuote on siinä pisteessä, että voimme sen sinulle luovuttaa koekäyttöön.

Olen edelläkävijä. Tahdon beta-version itselleni testiin!